La comunicación y el Manejo de la Ansiedad en situaciones de crisis.

¡Hola Amigos! Que bueno encontrarlos nuevamente aquí en este espacio donde entre todos buscamos fortalecer la comunicación  y el diálogo, en nuestras comunidades.

Este mes,analizaremos cómo influyen los estados de ansiedad en las situaciones de crisis, y como procurar manejarlas para obtener un óptimo resultado..

Comenzaremos definiendo a la ansiedad como “Sentimiento desagradable de malestar y nerviosismo como respuesta a una situación que se percibe como amenazante, usualmente acompañada por efectos fisiológicos como palpitaciones, temblores, sudoración, respiración entrecortada, etc”.

Este sentimiento, en las personas que habitualmente lo sufren, se agudiza antes situaciones de crisis, como las que venimos enumerando y tratando durante este año en esta columna. Por lo tanto, uno de las primeras medidas que deberemos tomar para la resolución de estos momentos, es realizar un análisis rápido del estado anímico que presentan todos los involucrados, para efectuar una correcta conducción de los casos de ansiedad, para evitar increementar el problema.

Si encontramos que dentro de la gente involucrada en los hechos, alguna presenta algún grado de ansiedad, debemos pedirle que hasta que pueda superar este momento de nerviosismo, procure alejarse de las personas que, no involucradas directamente, pueden requerir información o buscan influir en el desenlace de la situación (sean cual fuesen sus intereses) No es mala idea, pedirle a alguna otra persona que se encuentre en este grupo, pero que esté en un estado mas sereno, y que se sienta dispuesta a contener a la otra persona.

En caso de no encontrar a ninguna persona que pueda realizar esta compañía, aconsejo tomarse un tiempo para estar junto a  la persona que manifiesta ansiedad, y ayudarlo a retomar la calma: pedirle que nos comente cuáles son sus temores en este preciso momento, que otros pensamientos tiene; pedirle que inspire y expire aire profundamente 4 o 5 veces, pedirle luego que realice una tarea manual, de forma tal que pueda canalizar esas tensiones de forma correcta, y evite entrar en una espiral de nervios que la haga aún peor.

Sólo una vez que podemos constatar que dicha persona ha podido retomar en cierta forma la calma, podemos volver a retomar contacto con el grupo externo; y seguir con la gestión de la comunicación de esta situación de crisis.

Terminamos la columna de este mes, contándoles que el próximo número veremos la gestión de la relación con aliados e influenciadores, precisamente  en las situaciones de crisis. Deseo de corazón que tengan un hermoso mes, creciendo en Santidad y en camino hacia el Reino de Dios...a cuidarse del frío... y seguir pensando en como mejorar la comunidad

La figura del Vocero

¡Hola Amigos! Que alegría encontrarlos nuevamente aquí en este espacio donde entre todos buscamos herramientas para fortalecer la comunicación en nuestras comunidades.

Este mes, buscaremos realizar un esbozo de la figura del vocero en las situaciones de crisis, y su importancia en la resolución de este tipo de acontecimientos.

Por empezar, debemos señalar que sólo surgirá la figura de un vocero cuando la autoridad del grupo humano que se encuentra en una situación de crisis, confía en una persona no relacionada con la misma, la gestión de la comunicación con las demás personas. Para ejemplificarlo y poder encontrar mas claro este concepto, podemos graficarlo de la siguiente forma:

En un club deportivo, se produce el incendio del gimnasio, perdiéndose gran parte de las instalaciones del mismo. En este ejemplo, la autoridad de la institución es la Comisión Directiva, encarnada principalmente por el presidente del Club. La figura de vocero surgirá, cuando el Presidente, o la Comisión directiva, delegue en alguien la comunicación hacia la gente y los medios de comunicación. Este vocero, siguiendo este ejemplo, no puede ser nadie que este vinculado directamente al cuidado del gimnasio, ni que pertenezca a la comisión directiva ni tenga ningún interes directo en la gestión del Club en general o el Gimnasio en particular.

La decisión de designar un vocero (ya sea formal o informalmente) es primordial, ya que si se omite serlo, se pierde la conducción de la comunicación sobre las causas y las consecuencias de este acontecimiento, con lo cual se dificulta enormemente la llegada a  una resolución efectiva.

El vocero debe, en primer término, procurar obtener la mayor información posible sobre las causas que desencadenaron esta situación; tener en claro -aunque sea mental o esquemáticamente- un mapa de todas las personas que están relacionadas directa e indirectamente con los hechos (ya sea por haberlos ocasionados, por no haberlos evitados, o por ser damnificados por sus resultados), y conocer en gran parte la cronología de los mismos.

La condición que enumeramos más arriba, de que el vocero no debe estar relacionado con los hechos -ya sea como damnificado, causante o no preventor-  es crucial, ya que de otra forma sus interpretaciones de los hechos y la comunicación de ella resultante, puede estar sesgada por un análisis subjetivo de los mismos, o por intereses personales.

Terminamos la columna de este mes, contándoles que el próximo número veremos la relación entre la comunicación y el manejo de la ansiedad en las situaciones de crisis. Deseo de corazón que tengan un hermoso mes, creciendo en Santidad y en camino hacia el Reino de Dios.

Comunicación en situaciones de crisis - Presentación y definición

¡Que alegría! Comienza otro año pastoral, y Dios nos da la gracia de ponernos nuevamente en contacto a través de este rinconcito de Eclesia, para poder trabajar juntos diferentes aspectos de la comunicación en nuestras parroquias e instituciones.

Este año, sobre la base de una reunión de comunicadores de fines del año pasado, les propongo analizar el tema del rol y la importancia de la comunicación en situaciones de crisis. Si bien es algo que no usaremos en el trabajo pastoral  de todos los días, considero que es de suma importancia tener desarrolladas estrategias para cuando un acontecimiento de gran magnitud se presenta en el seno de nuestra comunidad (parroquia o institución), conllevando consigo riesgos y oportunidades que todo dirigente debe estar preparado para asumir.

En comunicación, llamamos situaciones de crisis, a aquellos eventos que afectan -o pueden afectar-  notoriamente la percepción que los públicos tienen de una determinada institución u organización. En nuestro caso, los públicos a los que puede afectar un evento inesperado son: los fieles de la comunidad, los actores pastorales, el barrio en el que estamos, y la opinión pública en general.

Estos eventos pueden tener distintos orígenes: naturales (la caída de un árbol que rompe parte de las instalaciones, una inundación en el colegio parroquial, la muerte o incapacidad para seguir adelante con un determinado proyecto), institucionales (algún cambio en la dirigencia, una reforma de la organización a niveles superiores al parroquial), tecnológicos (pérdida de la base de datos de la parroquia, corte de luz en un evento importante) y humanos ( asaltos, comisión de algún hecho reñido con la moral y las buenas costumbres).

Esta gama de eventos puede muy extensa y que, a su vez, la correcta gestión de las situaciones críticas permite minimizar los daños que puede afectar a la imagen de la comunidad ante la opinión pública, es prioritario tener en cuenta la posibilidad de su ocurrencia, estimando de alguna forma la factibilidad de que sucedan, y elaborar algún conjunto de estrategias que permitan salir airosos de las mismas.

Como bien sabemos, toda crisis se transforma en una oportunidad: porque es cosa cierta que de una crisis se puede salir fortalecido, si obramos con transparencia y en todo momento buscando el bien común, siendo cuidadoso de preservar la integridad de las personas involucradas en esta situación.

¿Y cuales serán las mejores estrategias para resolver una circunstancias de esta índole? Eso será lo que iremos desarrollando en esta columna en los próximos meses: El rol del vocero de la institución, el manejo de la ansiedad en los picos de tensión, la gestión de las relaciones con los influenciadores y lìderes de la opiniòn pùblica,  y como influyen la transparencia y credibilidad en estos momentos concretos. También veremos cómo prevenir algunos tipos de estas situaciones, y otras herramientas para comenzar a recuperar la imagen de la parroquia o institución a la que pertenecemos.

Bueno amigos, llegamos al final de la columna de este mes. Los estarè esperando, si Dios quiere, aquì en los pròximos números de Eclesia. Me uno a la oración de cada uno de ustedes, en las vìsperas de la elección de un nuevo Santo Padre, para que el Espíritu Santo ilumine a los Cardenales electores para que el pròximo Papa tenga los atributos necesarios para guiar a la Iglesia en los pròximos años en el camino hacia el Reino de Dios..

Sobre la forma de redactar

¡Hola amigos! ¿como están? ¡Ya llegamos a la última edición de Eclesia de 2012! El año pasó rápido, pero seguramente lo hemos aprovechado para crecer en varios aspectos de nuestra vida, espiritual, personal y comunitaria... asi que los invito a celebrar todo lo positivo que vivimos en este año que se termina, y a evaluar el origen de los aspectos negativos para seguir madurando en nuestro recorrido hacia el Reino de los Cielos.

En esta oportunidad, me gustarìa repasar brevemente los diferentes contratiempos que encontramos en la comunicación parroquial:

• Usar un léxico elevado: una de las reglas básicas del buen comunicador, es hacer su mensaje accesible al público mas sencillo: La única forma de hacer esto correctamente, es usar un vocabulario que pueda comprender hasta aquel que ha tenido una formación escolar básica. Siguiendo esta indicación, podremos estar seguros que nuestro mensaje podrá ser al menos comprendido en forma literal por todas las personas que establecieron contacto con el emisor del mensaje (Ya sea en una exposición oral, en un escrito o pieza gráfica, o cualquier medio que utilicemos). El recurso de elaborar un mensaje que sea complejo de descifrar para la mayoria, es a veces una herramienta que se utiliza en publicidad masiva, pero en nuestra comunicación institucional, debemos evitarla ya que procuramos que nuestro mensaje sea entendido de la forma mas fiel, y no que se hable del mensaje sin comprenderlo.
• Centrar nuestro discurso sin tener en cuenta la realidad de los destinatarios: Ya sea porque predomina en nosotros un estilo paternalista de gestión de la comunicación,  o muchas veces porque nos regimos por la improvisación, caemos en el error de obviar el trabajo de situarnos en el imaginario de las personas a las que nos dirigimos, y por eso cometemos la negligencia de mencionar situaciones o generar reacciones no esperadas (aunque estas no sean manifestadas en el momento) en nuestro público. La mejor forma de evitar estas equivocaciones, es -luego de pensar el mensaje que queremos transmitir- evaluar las diferentes lecturas que las personas que nos escuchan o leen pueden tener, y afinar el discurso para donde queremos dirigir nuestro mensaje. Esto muchas veces se pasa por alto por creer que al momento de elaborarlo, nuestro mensaje ya está respaldado por el “tacto” de quien lo emite, sin embargo, hace este segundo paso nos permitirá un mejor manejo y una mejor comprensión del mismo.
• No evaluar la efectividad de nuestro mensaje: Finallmente, otro de los grandes errores que cometemos, es no evaluar periódicamente la forma que estamos desarrollando para la comunicación de la parroquia. Hacerlo en forma asidua, nos garantizará que estamos desplegando nuestro trabajo pastoral de una forma eficaz,y que estamos sabiendo trasmitirlo correctamente. Para evaluar nuestro mensaje, podemos hacerlo en base a datos objetivos (cantidad de asistentes a tal encuentro, cantidad de donaciones recibidas en tal campaña) y también subjetivos (pedir opinión a personas que no estan en la comisión o junta parroquial sobre las diferentes piezas enviadas, enviar una copia de estos a un conocido que no sea de la comunidad, y pedir una crítica sobre la misma, etc) La combinación de ambas formas de evaluar, nos permitirán reconocer los aspectos a corregir, y los elementos a sostener y desarrollar en nuestra estrategia comunicativa.

¡Les deseo que tengan una hermosa Navidad y un muy feliz Año Nuevo! Que el Niño Jesús vuelva a nacer en nuestros corazones para mirar todo con ojos de niños, y esa simpleza, seguir nuestro camino hacia la santidad. ¡Hasta el próximo año!

Comunicación Interna

COLUMNA ECLESIA NOVIEMBRE 2012 ¡Hola amigos! ¿como están? ¡Que alegría encontrarnos nuevamente en esta columna! Continuemos con nuestro recorrido, casi ya llegando al final del año, por los diferentes desafíos que encontramos en la comunicación parroquial. Este mes, me gustaría que pensemos juntos, sobre la necesidad del “espíritu comunitario” también en lo relativo a la comunicación. Pero para comenzar a hacerlo, primero debemos comprender que la tarea de comunicar, es una función que atañe a todos los miembros de la comunidad, desde el sacerdote hasta el último catequizando; y que sólo luego de comprender esta premisa, podemos abocarnos a la tarea de realizar un planteo correcto de lo que queremos transmitir, y cómo pensamos hacerlo. Para aspirar a lograr que el mensaje que queremos trasmitir a la sociedad ( en el caso de la parroquia, hablamos del barrio) llegue de la mejor forma a los destinatarios, tendremos que dedicar un momento a pensar juntos diferentes estrategias de comunicación, las cuales ya de por sí, serán de dos naturalezas bien distintas: Las estrategias de comunicación interna, deberán contemplar las diferentes herramientas que tiene la comunidad para hablarle a sus mismos integrantes; es decir a los hermanos que participan de una u otra forma en ella, de acuerdo a la forma en que decidieron o encontraron para integrarse a ella. (aqui les propongo la distinción entre “decidieron” y “encontraron”, ya que muchas veces, existen personas -muchas veces con mucho potencial y talento- que por una personalidad reservada o tímida, nunca llegaron a integrarse), ya sean catequistas, dirigentes de instituciones, catequizandos, o simples concurrentes a la Santa Misa. Aqui podemos hablar, obviamente de los tradicionales Boletines, carteleras, pero también debemos pensar que forman parte de estas estrategias, cada cartelito en los cuadernos de catequesis, la iluminación de los salones y el templo, el saludo de la secretaria parroquial, y otra mas innovadoras como las presencia en redes sociales, el uso de la multimedia y el uso de mails “institucionales” con dominio propio. Como estrategias de comunicación externa, se desarrollarán propuestas que tengan por objetivo, transmitir el “mensaje parroquial” a aquellos que no entran en contacto con la vida parroquial con frecuencia. Entre ellas se encuentran los volantes que invitan a un evento puntual (habitualmente cerca de Semana Santa y/o Navidad) los pasacalles que en ocasiones especiales se colocan transmitiendo un mensaje de algun valor que se busca resaltar, pero también el respeto de los peregrinos en una caminata organizada por la parroquia a los peatones y conductores que pasan por su recorrido, y los vecinos de la sede parroquial. Si hemos de plantearnos ¿Que cosas son comunicables desde y hacia la parroquia?, podríamos hacer un extenso listado, pero básicamente, podríamos hablar de: Valores (ideas-fuerza, basadas en los principios que emanan de la Buena Noticia del Evangelio, que aplican a la vida del vecino del barrio), llamados a la acción (que buscan una respuesta concreta del público, ya sea acercarse a colaborar con una tarea, concurrir a un evento, cooperar mediante la donación de algún elemento) e informaciones (de naturaleza mas amplia, referente al bien común, pero que no necesariamente expresan algún valor evangélico propiamente dicho). Los mensajes que llegan a la parroquia, son exactamente los mismos, aunque en ocasiones, refieran a valores contrapuestos a los cristianos, y alli es donde debe imperar, la cultura del diálogo, y la prudencia pastoral. ¡Hasta el mes de diciembre!

La necesidad de formarse sobre comunicación.

Queridos hermanos, ¡¡Gracias por visitar una vez mas esta columna de Eclesia, donde buscamos entre todos encontrar caminos para mejorar la comunicaciòn de la parroquia!! Llegamos a Octubre, ya comienza la recta final del año, preparandola con entusiasmo y esperanza, y quiera Dios, con la alegría de haber puesto lo mejor de nosotros, en todos los proyectos que encaramos. En este mes, les pido la oración por los frutos de la próxima  Asamblea Diocesana de Acción Catolica de Lomas de Zamora, que se realizara el 13 de este mes. Pero bueno, ahora, vayamos a lo nuestro: Descubramos como a veces, nuestras dificultades en comunicación se originan en la falta de conocimientos en esta materia.

Sin duda, la mejor formación que puede encontrar un agente de pastoral, en cualquier área en la que quiera crecer y colaborar (comunicación, economía, trabajo social, etc) es en el registro de sus propias acciones y la de su comunidad, con el correspondiente balance de los aspectos positivos y negativos de los mismos,  y el compromiso de tener en cuenta esta información para los posteriores proyectos. Sin embargo, esta no es la única herramienta con la que cuenta el comunicador de la comunidad, para formarse y encontrar mejores caminos para transmitir el mensaje que se le ha pedido transmitir.

La auto-formación en comunicación, nos remite tanto a las herramientas que siempre hemos tenido a mano (libros, revistas, artìculos y/o notas en Tv) como la que podemos ir desarrollando nosotros mismos (generar una rutina, de reunirnos con aquellos dirigentes que han pasado por nuestra vida -de nuestra comunidad o de otra- a los cuales admiremos, y tengamos como referentes en el trabajo pastoral -aqui  no me refiero a nuestro “director espiritual” a quien consultaremos sobre nuestra vida y nuestro crecimiento en la fe, sino que hablo de quienes nos puedan ayudar con su experiencia de trabajo concreto; dialogar con otros miembros de la comunidad con funciones estratégicas -como la secretaria, los diáconos, etc- ) y aquellos a los que podemos recurrir mediante el uso de las nuevas tecnologías (la lectura asidua de blogs, participación en seminarios virtuales, la consulta a los organismos pastorales diocesanos y o nacionales para recibir otras fuentes de formación, etc). A este respecto, no olviden, que siempre tienen a su disposición totalmente gratuita,  mi correo electrónico lic.martos@gmail.com para cualquier consulta que quieran realizar en materia de comunicación de la comunidad.

Cabe recordar, que, en la medida que vayamos conociendo mas sobre nuestra tarea y funciones de comunicación, debemos no solo hacernos a la tarea de generar un grupo de trabajo en este área de la realidad parroquial, sino que, una vez que vayamos haciendo nuestro camino de formación, deberemos plantearnos el descubrir formas de compartir estos conocimientos con más hermanos, de forma que no solo facilitemos nuestra propia tarea, sino que haremos de nuestra comunidad, cada vez una más eficaz herramienta de evangelización.

¡Hasta el próximo mes! ¡Dios nos bendiga! ¡Nos encontramos en Noviembre!

“Poca astucia en el trabajo pastoral”

Queridos hermanos, ¡¡Feliz Primavera!! En este mes que renace la vida y la naturaleza nos regala la alegría típica de esta estación de flores nuevas y aves que cantan la grandeza de Dios, quiero agradecerles sus oraciones por los frutos de la Asamblea Federal de la Acción Católica, que al llegar a esta columna ya se habrán enterado lo bien que salió, congregando a mas de 8000 militantes de todo el pais.

Llegó la oportunidad, de referirnos a otro desafío que debe superar cualquier proyecto de comunicación parroquial: el nivel de identificación con el proyecto, es decir, el grado en el que los hermanos de la comunidad se sienten representandos e involucrados con las distintas fases del mismo, ya que, siendo la parroquia un ámbito donde se trabaja en forma voluntaria, la forma en que los integrantes desarrollan una tarea, es proporcional al grado de participación y pertenencia que ellos sientan en la misma.

Las formas de involucrarse en el proyecto pastoral, dependen de dos factores principales: la capacidad (los talentos) con los que cuenta la persona, y el grado de apertura que el proyecto en si posibilita a los que lo integran. Es posible que gente muy capacitada para una determinada tarea, no sea convocada por múltiples factores, o incluso, siendo convocada, se la limite a una actividad mucho menor a la que podría desempeñar, generalmente por desconocimiento de quienes la convoca, pero también a veces por falta de iniciativa del convocado.

Una óptima estrategia es, al momento de convocar  a diferentes personas para una tarea determinada, es procurar -ya sea a través de una entrevista con la persona o por referencias de terceros- conocer todo el potencial que tiene, ya sea por lo que ha hecho hasta el momento, o por la exploración de los gustos e intereses de la misma, donde uno puede encontrar un verdadero tesoro de talentos ocultos. Esta análisis, en la mayoria de las oportunidades, no solo permite satisfacer de manera inmediata las necesidades que surgen del proyecto concreto, sino que dan origen a muchos otros proyectos posteriores, al mismo tiempo que logra incrementar, de forma exponencial, el compromiso de la persona hacia la comunidad o institución que la convoca.

Si bien es cierto, que en el mensaje parroquial hay diversos tipos de públicos (hay personas que son solo receptores de las noticias, otros que a su vez también las difunden, y otros que se involucran en mayor medida haciéndose partícipes de los proyectos), la mejor forma de lograr que la gente “se ponga la camiseta” parroquial, es a través de escucharlos, y ver que aspectos de su personalidad pueden ser claves en su integración y participación comunitaria.