Ideas para organizar eventos (Parte 2 - Diciembre 2016)

Queridos hermanas y hermanos ¡Que bueno compartir con ustedes este nuevo y último mes del año!

Continuaremos, en esta edición, repasando juntos algunas nociones básicas para organizar eventos: en esta segunda parte, vamos a repasar los roles y funciones imprescindibles para hacerlo en forma eficaz.

• El equipo económico: Si bien su función adquiere un nivel secundario, en cuanto a los objetivos pastorales que pretendamos alcanzar en la organización, es necesario constituir un equipo Ad-Hoc que se dedique al manejo de los recursos económicos antes, durante, y post-evento,compuesto por personas que administren correctamente -sin excesos pero también sin estricticidad exacerbada-  y sepan transmitir claramente los resultados y movimientos de los mismos para generar tranquilidad entre los organizadores y toda la comunidad.

• Infraestructura: ¡Este es uno de los equipos principales para la organización de todo evento! Con MUCHO trabajo antes y después de la realización del evento -sea este de cualquier naturaleza que fuese-, sus funciones comprenden desde el armado y desarmado de las instalaciones, hasta el más mínimo detalle en el cuidado de la higiene de los sanitarios. Por lo general, la satisfacción por el servicio de quienes participan de este equipo, es proporcional al esfuerzo realizado.

• Coordinador Emergencia / legales: Un aspecto a veces descuidado, pero que no debería omitirse en la planificación de ningún evento, es la figura de (al menos) un coordinador que prevea y pueda tomar a su cargo hipotéticas situaciones de emergencias y/o cuestionamientos legales, antes, durante y después del evento: En cuanto a los aspectos legales, se deberá ocupar de emitir y/o firmar las notas solicitando las instalaciones, firmar pre-acuerdos de uso de las mismas, contratar servicios de asistencia médica ,dar aviso a las autoridades del municipio y de seguridad, y activar procedimientos de resguardo en caso de algún incidente.

• Animación: Otro rol fundamental para el éxito pastoral del evento, es el preparar a la persona o grupo de personas que se ocupe de llevar adelante la conducción del evento, no sólo a través de la presentación de los participantes y secciones, sino también velando por el cumplimiento de los tiempos y coordinando con los otros equipos los distintos momentos del mismo.

• Comunicación: ¡En este me anotaría yo, como saben! Conlleva la responsabilidad de comunicar y compartir con todos los públicos (los organizadores, los participantes, y los demás miembros del barrio y la ciudad -sean o no de la comunidad- para poder ayudar a que el trabajo de todo el conjunto, pueda alcanzar el grado de difusión óptimo, y poder compartir con todos, lo bueno y fructífero del evento, para que este, y los próximos que organicemos, sean una gran noticia, para toda la comunidad.

¡Te deseo que termines de la mejor forma este año que ya se nos va, y que comiences un excelente, bendecido, y fructífero 2017, donde espero que nos volvamos a encontrar, para seguir trabajando juntos, en la construcción del Reino!.

¡Feliz y Santa Navidad Que el Niño Jesús y la Sagrada Familia nos bendiga con su paz.!

Daniel.

Iglesia en Salida: ¿moda, vivencia o estilo de vida?

Llegó el mes de marzo, y con él, vuelve la alegrìa de poderme encontrar con vos, en este espacio que compartimos desde hace algún tiempo, tratando de buscarle juntos la “vuelta” al desafìo de llevar adelante, de la mejor forma posible, la comunicación en nuestra comunidad parroquial. Durante los últimos años, estuvimos recorriendo los principales desafìos, medios, canales, estrategias y herramientas que tenemos para poder llevar el Mensaje de Salvación a nuestros ambientes y comunidades donde estamos insertos. Este año te quiero proponer  reflexionar sobre la invitación del Santo Padre Francisco, a pensar la comunicación para una “Iglesia en Salida”, ¿Me acompañas en este camino?

Si llegaste a este segundo párrafo, me animo a comprender que tu respuesta fue afirmativa; y en tanto que vamos a ir reflexionando en torno a una visión y comprensiòn de una Iglesia abierta, solidaria y misionera, te invito a que si aún no lo hiciste, leas la Encíclica Evangelii Gaudium, que nos va a acompañar en este recorrido.

Ya tendremos tiempo durante el año para avanzar con los distintos aspectos que lleva implícita esta concepción de nuestra vida comunitaria, pero antes tendremos que ponernos a pensar si vivimos esta invitaciòn del Santo Padre como una moda, como una vivencia, o como un estilo de vida, ya que de acuerdo a la percepciòn que tengamos, es que podremos encontrar la mejor forma de aprovecharla para nuestro crecimiento, y la transformación de la sociedad.

Muchos querrán ver en la postulaciòn de una “Iglesia en Salida” , el surgimiento de una moda pasajera que se traduce en un mero slogan con poco contenido actitudinal, sin suscitar en los corazones un cambio profundo, pero que serviría a la “institución Iglesia” como forma de volver a recuperar su imagen deslucida -no será tema de reflexión en nuestra columna las causas y consecuencias de ello- de los últimos lustros. Esta mirada está más arraigada en los sectores más conservadores de nuestra amada Iglesia que en en los cambios una amenaza a la supervivencia y custodia de la Fe.

Asumir el desafìo de animar nuestras comunidades con un espìritu aperturista, podrìa también, experimentarse como una vivencia que sería buena atravesar como una etapa en el crecimiento personal y comunitario. Sin embargo, detenerse a la mitad del camino de conversiòn pastoral y comunitaria, puede ser mucho más perjudicial que no haberlo iniciado; ya que el “regreso a casa” luego de haber saboreado la experiencia de comenzar a transformar la sociedad, puede revivir el narcisismo individual ¡o comunitario!, o bien subsumirnos en una depresión paralizante, al olvidar que es de Dios de quien viene la Gracia para poder continuar con la tarea.

Aunque, por supuesto, también está la posibilidad de vivir con más compromiso y predisposición este llamado, y asumirlo con un firme propósito de conversión; haciendo del desafío de llevar a los demás una Iglesia en salida, el estilo de vida que elijas para llevar adelante durante los pròximos años.

Más allá de con cual de los pàrrafos te sentiste mas identificado, te invito a reencontrarnos el próximo mes, para seguir avanzando en este camino.

Te mando un gran abrazo, y nos leemos el próximo mes, si Dios quiere!

Comunicación y Coherencia

¡Que alegría encontrarte de vuelta acá en este espacio! Realmente, me pone contento que quieras mejorar tu comunicación, y la de tu comunidad, ya que este es un aspecto esencial en la vida de la parroquia y dependiendo de su grado de desarrollo, el mensaje que intentamos transmitir llegará en mayor o menor medida al resto de nuestros hermanos, para que luego la Divina Providencia haga el resto.

Este mes, vamos a analizar un tema un tanto controversial y difícil de tratar, pero no por ello menos importante: la incoherencia al comunicar.  La incoherencia al comunicar tiene dos causas bien diferenciadas, que tendríamos que analizar primero para poder encontrarle una solución después.

La primer causa, es el desinterés por lo que se quiere transmitir; de lo cual nadie está exento ya que, como seres humanos, tenemos una multiplicidad de factores que intervienen en lo que nos gusta y lo que no, en los que nos motiva y en lo que no; y muchas veces, por cortesía o por el “deber ser”, intentamos pasar por alto y creer que podemos promocionar y transmtir algo de lo que no estamos convencidos.  En ese caso, yo sugiero dos alternativas: Una, comprender que -como decía mi madre- “mucho ayuda el que no estorba” es decir: transmitir algo sin ganas, es peor que no trasmitir, por lo cual tenemos que sincerarnos y evitar hacer un esfuerzo o una actuación, ya que esto solo traerá mala predisposición en el que lo escucha. Una alternativa superadora a esta opción es: interiorizarse más por el mensaje que se transmite, tratar de entenderlo completamente... y hacer el esfuerzo por detectar todos los aspectos positivos de esa idea a transmitir: de esa forma tendremos más coherencia y efectividad en el mensaje.

La segunda causa es un poco más compleja, y aquí quiero hacer mención al concepto - duro de expresar- de falsedad. Si en el párrafo anterior hablábamos de aquellos casos en los que intentamos amoldarnos a una idea, con la cual no nos identificamos completamente, por el hecho de acompañar a la comunidad en sus prioridades pastorales; aquí nos referimos a la expresión de simpatía por una idea, simplemente pretendiendo quedar acorde al punto de vista de la otra persona para mejorar mi “estatus” dentro de la comunidad, o evitar perder el que tengo actualmente. La única solución en este caso, es abrir el camino, dentro nuestro, de la conversión y la autenticidad para poder avanzar mas firmemente, por el camino no solo de la santidad, sino también, de nuestra dignidad humana.

           Muchas veces podemos creer que la incoherencia pasa muchas veces desapercibida, y que este tipo de accionar (sea cual fuere la causa) no tendrá consecuencias de magnitud.  Sin embargo, la incoherencia genera una espiral hacia adentro y hacia afuera -tanto de la persona como del mensaje que transmite- y termina dañando a la persona, al mensaje, y a la comunidad toda.

Procuremos, entonces, no caer en el error de considerar que podemos llegar a transmitir una idea o una iniciativa con la cual no estamos de acuerdo o aquella que sabemos no puede hacerse “carne” en nuestra vida. Y si vemos, al hacer un “examen de conciencia de la comunicación” que hemos caido en este “pecado” varias veces... siempre estamos  a tiempo de cambiar de rumbo y empezar a construir un mundo mejor.

Hasta el próximo mes, si Dios quiere! Te envío un cálido saludo en Cristo Jesús.

PREVENCIÓN DE CRISIS

Queridos amigos, otra vez llegó diciembre,  otro año termina, y con el, otro recorrido temático por los diferentes aspectos de la comunicación en nuestras comunidades; que espero que les haya resultado muy fructífero en su vida y tareas pastorales.

Luego de haber analizado durante todo estos meses, cuales son las mejores opciones que podemos tomar ante el desarrollo de cualquier tipo de conflicto o crisis que se desate en nuestra comunidad, y el desarrollo de distintas estrategias para la recuperación de la imagen de la institución; llegó el momento de compartir algunas ideas que nos permitan prevenir el desarrollo de las crisis que, aunque evitables, muchas veces parecieran que surgen de improvisto, y pueden llegar a dañar en demasía a las personas y a la comunidad.

Una de las primeras herramientas con las que contamos para evitar el desarrollo de una crisis, es la escucha activa; es decir, generar el hábito de poder registrar (identificar) las posibles fuentes de conflictos para poder accionar sobre ellos, corrigiendo o subsanando los aspectos que son corregibles, y explicando el porqué, de aquellos que corresponden conservarlos inmodificables.

Otra forma de prevenir la crisis, es generar mecanismos de involucramiento de la comunidad toda; logrando que la participación de cada uno de sus integrantes, permita la auto-identificación de ellos, con todo el conjunto, con lo cual, desciende de manera notoria la posibilidad de incidentes.

En cuanto  a las crisis incidentales, es decir, a aquellas que no tienen que ver directamente con la conducta humana; la única forma de prevenirlas es maximizar las medidas de seguridad en todas las instalaciones donde la comunidad desarrolla actividades; esto, aunque muchas veces es poco tomado en cuenta por las personas que tienen los mas altos grados de responsabilidad en la misma , es algo que si se descuida en demasía puede tener consecuencias muy desagradables.

Por últimos, debemos comprender que existen muchos factores que escapan a nuestras manos, y que ocasionalmente puedan llegar a desencadenar crisis derivadas de accidentes, pero que no pueden ser evitadas desde nuestra condición humana.

Pero al mismo tiempo que reconocemos esto, también recordamos que en toda actividad que realizamos en nuestras comunidades no estamos solos, sino que estamos permanentemente acompañados por la Divina Providencia, que al igual que lo hace en nuestras vidas, también se hace presente todo el tiempo en nuestra comunidad; por lo cual es una sabia actitud, encomendarnos a su divina voluntad en cada proyecto que encaramos.

¡¡¡Hasta el próximo año!!!. que tengan una hermosa y Santa Navidad, y un excelente comienzo de año en familia. Dios mediante, nos encontraremos en 2014 en este espacio, mientras tanto, no olviden que si tienen Dudas o consultas; o quieren proponer otros aspectos puntuales para desarrollar en esta columna, pueden escribirme a lic.martos@gmail.com

Manual de procedimientos en casos de crisis

¡Hola Amigos! Los saludo con mucha alegría, al encontrarlos este mes también en esta columna..

A lo largo de este año, hemos repasado diferentes aspectos relacionados a la gestión de diferentes tipos de crisis que pueden darse en nuestras comunidades, que fuimos considerando para desarrollar un abordaje correcto y superador de las mismas.

Si pensamos en una situación ideal, donde la comunidad ha logrado sistematizar todo lo referente a la comunicación; seguramente debemos contemplar la existencia de un manual de crisis, donde se resuma la forma en la que la comunidad ha planificado el desafío de responder a las situaciones más conflictivas; aunque ellas aún no se hayan suscitado y estén todavía en el terrenode las hipótesis.

Un Manual de Crisis debe contener, además del obvio título y datos de la comunidad que lo ha desarrollado, los siguientes puntos:

• Objetivo y funciones del manual de comunicación de crisis. Qué se pretende conseguir con él y justificación de las razones por las cuales es necesario.
• Definición de crisis y sucesos que podrían desencadenarla.
• Descripción general de la estrategia de comunicación de la comunidad.. Supone la definición de sus principios y  valores, y la forma en que son llevados a la práctica.
• Consejos generales para la comunicación de crisis.
• Clasificación de los tipos de crisis potenciales a los que está expuesta la organización según la definición del nivel de crisis. Los niveles se suelen estructurar en tres categorías: leve, medio y grave, o verde, amarillo y rojo. En el nivel verde, la crisis es leve y existe un menor conocimiento público; lo cual requiere un tratamiento rápido, evitando su crecimiento y daño colateral. En el nivel amarillo la detección de variables de riesgo es de amplio espectro, con notoriedad pública y un final cierto, por lo cual las acciones deben abocarse a solucionar el conflicto, y a desarrollar un fuerte mensaje de comunicación contando que acciones se encararon para solucionarlo.. Finalmente, en el nivel rojo la crisis es grave, existe amplia notoriedad pública y el final es incierto o incontrolado. Para el nivel rojo la información debe ser inmediata. y debe prolongarse durante todo el tiempo que dure la crisis, y luego desarrollar un plan de recuperación de la imagen de la comunidad, como reseñamos el mes pasado.

El próximo mes, veremos algunas formas de prevenir futuras crisis, ya que si bien no todas pueden evitarse, a algunas si es posible adelantarse.

Si me permiten, en este mes donde celebramos Cristo Rey, les envío un saludo afectuoso a quienes comparten la vocación de la militancia en la Acción Católica. A los demás, los espero ver en la Asamblea Diocesana del Pueblo de Dios, nos encontramos alli! . Hasta el mes que viene!!!. No olviden que si tienen Dudas o consultas pueden escribirme a lic.martos@gmail.com

Planes para la recuperación de la imagen, reputación y confianza de nuestros públicos

¡Hola Amigos! Los saludo con mucha alegría, al encontrarlos este mes también en esta columna..

En esta oportunidad, intentamos analizar como una comunidad, después de haber vivido una crisis en la misma, puede encontrar las formas para recuperar la imagen y confianza en ella, respecto de los públicos que entran en contacto.

Los especialistas de comunicación de crisis, sugieren que, luego de resuelta la crisis originaria, se debe trabajar en la parte de comunicación de la imagen de la comunidad, sobre la base de tres líneas de acción bien diferenciadas:

- Una línea de acción debe abocarse a restaurar la comunidad (esto requiere estrategias de administración para restaurar “el control” funcionalmente hablando; es decir, dar seguridad en torno a las acciones correctivas hacia la estructura organizacional para que vuelva a encontrar la dinámica que le permita alcanzar los objetivos que tiene por cumplir)

- Otra tarea es la de mitigar o eliminar el impacto negativo de la crisis; tomando las medidas necesarias para volver a un estado de bienestar de toda la comunidad; para lo cual es necesario reconocer los problemas que la crisis desató; y evaluar la mejor forma de solucionar cada uno de ellos.

- Por último , se deben generar estrategias de restauración post-crisis, brindando un cierre a la crisis, luego de haber comprendido la causa y el desarrollo de la  misma.  En esta etapa; se deben buscar reforzar los mensajes hacia el “afuera” de la comunidad, destinados a incrementar la percepción de que la crisis ya ha sido superada, y que se ha vuelto nuevamente a una situación de normalidad.

Las otras recomendaciones que se deben seguir, enumeradas de forma breve, son:

- Continuar comunicando a través de los medios masivos de comunicación y las redes sociales. (brindando información y monitoreando la restauración de la imagen de la comunidad)

- Comunicar las acciones correctivas que se tomaron respaldado por acciones verdaderas.

- Motivar a cada integrante de la comunidad para que haga su mejor esfuerzo para continuar adelante.

El próximo mes, intentaremos delinear un manual para situaciones de crisis.

Que tengas un excelente mes de las misiones... no se olviden de poner en oración a nuestro país, en este mes en el que viviermos nuevamente elecciones, y de animarse a salir hacia el otro, como pide S.S. Francisco . Hasta el mes que viene!!!.

Comunicación racional y emocional. La empatía como aliada

¡Hola Amigos! que alegría volver a encontrarlos en esta columna sobre como mejorar la comunicación en nuestra comunidad.

En momentos de crisis -tema central del cual venimos desarrollando mensualmente durante todo este año en esta columna de Eclesia- podemos distinguir dos tipos de comunicación que se diferencian claramente por la forma en la que se exteriorizan: la comunicación racional y la emocional.

La comunicación racional pone de lado -al menos momentáneamente- toda carga de afectividad al mensaje que busca transmitir, con el fin de brindar información mas clara y mas precisa, de forma tal que es percibida por los destinatarios como imparcial, y por lo tanto, permite sortear con mayor efectividad las diferentes barreras de prejuicios.

En cambio,en la comunicación emocional predomina el contenido afectivo; los datos tienden a perder fuerza en detrimento de la construcción de un mensaje que apela más a la enumeración de valores y sentimientos compartidos - u opuestos - y a una mirada vivencial; que a la búsqueda de la transmisión de la verdad.  

De esta forma, en términos generales podríamos decir que  mientras un mensaje racional busca consensuar; la comunicación emocional busca convencer, mas allá de que ambas procuren alcanzar el objetivo propuesto por quien la desarrolla.

Si bien está mas relacionada con la comunicación emocional, la empatía adquiere una importancia formidable en cualquier construcción de un mensaje formal e informal, emocional o racional, ya que posibilita garantizar de un modo mas amplio, la recepción lo más fiel posible de lo que se busca transmitir.

La enciclopedia online Wikipedia define a La empatía ,como la capacidad cognitiva de percibir en un contexto común lo que otro individuo puede sentir. También es un sentimiento de participación afectiva de una persona en la realidad que afecta a otra.

Entonces podemos fácilmente comprender que, en una situación de crisis, buscar lograr percibir el sentimiento general del público frente al cual nos encontramos, nos va a permitir poder desarrollar un mensaje lo suficientemente completo -racional y emocionalmente- para posibilitar generar las condiciones que permitan encontrar un camino rápido y efectivo, a la situación problemática que esta genera.

El próximo mes, veremos como recuperar la confianza y la reputación de la comunidad, cuando acabamos de atravesar una situación de crisis.

Que tengas un excelente mes... y muy feliz día de la primavera y del estudiante. Hasta el mes que viene!!!.

Gestión de las relaciones con aliados e influenciadores II

¡Hola Amigos! Sean Bienvenidos nuevamente a esta columna sobre como mejorar la comunicación en nuestra comunidad.

Llegó la oportunidad para trabajar sobre dos características que debemos procurar conservar en todas nuestras actividades de comunicación... ¡y en la vida diaria!, las cuales son el resultado del trabajo durante mucho tiempo, y que si no cuidamos nuestra reputación pueden perderse en un minuto: hablamos de la transparencia y la credibilidad.

Quisiera aclarar que, según veo, ambas características no necesariamente son indicadores de la calidad de una persona, puesto que éstas tienen que ver con la mirada externa de otra persona - o grupo de ellas- y la esencia del ser humano, tan sólo la puede conocer íntegramente Dios en la más profunda intimidad.  

Se entiende a la transparencia, como la sana costumbre de comunicar las acciones de la forma más clara y verídica posible al resto de la comunidad, sin ocultar ningún detalle importante. La acepción mas común es la que se dá respecto al uso de recursos económicos; aunque también debe aplicarse al manejo de información, la gestión de los recursos humanos y materiales; y a la forma de proceder para llegar a cumplir con los objetivos auto impuestos.

El concepto de credibilidad está vinculado de otra forma con la comunicación de la comunidad. La misma hace referencia a la capacidad que tiene una persona -o institución- de transmitir mensajes que son aceptados por el resto de la comunidad. Esta capacidad, no necesariamente está relacionada con la honestidad de la persona o personas que integran la institución, sino también de la pericia o experiencia que tenga en determinada área o naturaleza de lo que se está transmitiendo. Es decir: no necesariamente una eminencia en medicina puede ser creíble cuando opine de fútbol o jardinería, más allá de su honradez.. ni el catequista más formado en teología, será necesariamente creíble cuando hable del desarrollo de fondos para una institución.

Ahora bien: frente a una crisis, estas dos cualidades - ser transparente y creíble- adquieren una dimensión especial, puesto que para los seres humanos, los momentos de crisis están signados por la incertidumbre y la desazón; por lo tanto, un mensaje transmitido por una persona que las tenga, llegará rodeado de un aura esperanzadora -o al menos, tranquilizadora- y colaborará en mucho, a su resolución.

El próximo mes, aprenderemos a diferenciar entre comunicación racional y comunicación emocional, y reflexionaremos sobre la empatía como aliada nuestra en estas situaciones conflictivas.

Que tengas un excelente mes... procurando vivir con la sencillez de los niños, y la confianza en la Providencia, que seguramente tiene muchas cosas buenas preparadas para todos.

Gestión de las relaciones con aliados e influenciadores

¡Hola Amigos! Es realmente una alegrìa volver a escribirles una vez más y compartir con ustedes esta columna, donde durante todo 2013 buscamos formarnos sobre las mejores formas de actuar en situaciones de crisis que pueden sucederse en la comunidad de la que formamos parte. .

Este mes, trabajaremos sobre uno de los puntos claves de este proceso comunicativo: la gestión de las relaciones con aliados e influenciadores..

Es cierto que el término “influencia” siempre tuvo una carga negativa, más vinculada a relaciones entre personas que buscan sacar un beneficio, a espaldas de la sociedad, la mayor de las veces, en todo lo referido a la administración pública y otros estratos de poder en la sociedad..

No obstante, desde el punto de vista de las ciencias de la comunicación, entendemos la influencia como la capacidad que tienen algunas personas -ya sea debido a su carisma, a su edad, o a su profesión - de que la expresión de sus opiniones puedan llegar a ocasionar algún cambio en la percepción que otras personas pueden tener de la realidad, lográndose esto a través de su explicación de un modo novedoso, de enmarcarla en hechos pasados, o aportando algún conocimiento extra que el común de la gente no posee.

Así las cosas, ante una situación de crisis, es claro que se deben desarrollar canales de comunicación estrechos con estas personas, las cuales podrán ayudar a que la misma se desarrolle por el mejor camino hacia su resolución.

Al trabajar con ellos, debemos procurar brindarle la mayor información posible sobre lo sucedido, pedirle su sincero consejo a la hora de comunicar esto a los otros públicos (vecinos del barrio, hermanos que concurren a la Santa Misa, militantes de instituciones, etc.) y predisponernos a colaborar con ellos en lo que planteen, sobre todo, escuchando lo que ellos reciben de las personas con las que ellos se comunican asiduamente.

Claro está, que apenas sucedida la crisis, no es el momento de empezar a analizar quienes son estas personas en la comunidad, ya que esto haría perder tiempo y esfuerzos valiosos que deben volcarse a las otras acciones a encarar (que fuimos viendo durante los meses anteriores); por lo cual también es esencial esclarecer este punto antes que se presente la situación de crisis.

Finalizamos esta columna adelantándoses que en la próxima edición de Eclesia analizaremos dos conceptos importantísimos a tener en cuenta: la transparencia durante la gestión de la crisis,  y como influye la credibilidad para su resolución.

Que tengan un hermoso mes... y los invito a rezar por la Patria, especialmente en este año electoral, para que el Espíritu Santo nos ilumine al momento de votar.

La comunicación y el Manejo de la Ansiedad en situaciones de crisis.

¡Hola Amigos! Que bueno encontrarlos nuevamente aquí en este espacio donde entre todos buscamos fortalecer la comunicación  y el diálogo, en nuestras comunidades.

Este mes,analizaremos cómo influyen los estados de ansiedad en las situaciones de crisis, y como procurar manejarlas para obtener un óptimo resultado..

Comenzaremos definiendo a la ansiedad como “Sentimiento desagradable de malestar y nerviosismo como respuesta a una situación que se percibe como amenazante, usualmente acompañada por efectos fisiológicos como palpitaciones, temblores, sudoración, respiración entrecortada, etc”.

Este sentimiento, en las personas que habitualmente lo sufren, se agudiza antes situaciones de crisis, como las que venimos enumerando y tratando durante este año en esta columna. Por lo tanto, uno de las primeras medidas que deberemos tomar para la resolución de estos momentos, es realizar un análisis rápido del estado anímico que presentan todos los involucrados, para efectuar una correcta conducción de los casos de ansiedad, para evitar increementar el problema.

Si encontramos que dentro de la gente involucrada en los hechos, alguna presenta algún grado de ansiedad, debemos pedirle que hasta que pueda superar este momento de nerviosismo, procure alejarse de las personas que, no involucradas directamente, pueden requerir información o buscan influir en el desenlace de la situación (sean cual fuesen sus intereses) No es mala idea, pedirle a alguna otra persona que se encuentre en este grupo, pero que esté en un estado mas sereno, y que se sienta dispuesta a contener a la otra persona.

En caso de no encontrar a ninguna persona que pueda realizar esta compañía, aconsejo tomarse un tiempo para estar junto a  la persona que manifiesta ansiedad, y ayudarlo a retomar la calma: pedirle que nos comente cuáles son sus temores en este preciso momento, que otros pensamientos tiene; pedirle que inspire y expire aire profundamente 4 o 5 veces, pedirle luego que realice una tarea manual, de forma tal que pueda canalizar esas tensiones de forma correcta, y evite entrar en una espiral de nervios que la haga aún peor.

Sólo una vez que podemos constatar que dicha persona ha podido retomar en cierta forma la calma, podemos volver a retomar contacto con el grupo externo; y seguir con la gestión de la comunicación de esta situación de crisis.

Terminamos la columna de este mes, contándoles que el próximo número veremos la gestión de la relación con aliados e influenciadores, precisamente  en las situaciones de crisis. Deseo de corazón que tengan un hermoso mes, creciendo en Santidad y en camino hacia el Reino de Dios...a cuidarse del frío... y seguir pensando en como mejorar la comunidad

La figura del Vocero

¡Hola Amigos! Que alegría encontrarlos nuevamente aquí en este espacio donde entre todos buscamos herramientas para fortalecer la comunicación en nuestras comunidades.

Este mes, buscaremos realizar un esbozo de la figura del vocero en las situaciones de crisis, y su importancia en la resolución de este tipo de acontecimientos.

Por empezar, debemos señalar que sólo surgirá la figura de un vocero cuando la autoridad del grupo humano que se encuentra en una situación de crisis, confía en una persona no relacionada con la misma, la gestión de la comunicación con las demás personas. Para ejemplificarlo y poder encontrar mas claro este concepto, podemos graficarlo de la siguiente forma:

En un club deportivo, se produce el incendio del gimnasio, perdiéndose gran parte de las instalaciones del mismo. En este ejemplo, la autoridad de la institución es la Comisión Directiva, encarnada principalmente por el presidente del Club. La figura de vocero surgirá, cuando el Presidente, o la Comisión directiva, delegue en alguien la comunicación hacia la gente y los medios de comunicación. Este vocero, siguiendo este ejemplo, no puede ser nadie que este vinculado directamente al cuidado del gimnasio, ni que pertenezca a la comisión directiva ni tenga ningún interes directo en la gestión del Club en general o el Gimnasio en particular.

La decisión de designar un vocero (ya sea formal o informalmente) es primordial, ya que si se omite serlo, se pierde la conducción de la comunicación sobre las causas y las consecuencias de este acontecimiento, con lo cual se dificulta enormemente la llegada a  una resolución efectiva.

El vocero debe, en primer término, procurar obtener la mayor información posible sobre las causas que desencadenaron esta situación; tener en claro -aunque sea mental o esquemáticamente- un mapa de todas las personas que están relacionadas directa e indirectamente con los hechos (ya sea por haberlos ocasionados, por no haberlos evitados, o por ser damnificados por sus resultados), y conocer en gran parte la cronología de los mismos.

La condición que enumeramos más arriba, de que el vocero no debe estar relacionado con los hechos -ya sea como damnificado, causante o no preventor-  es crucial, ya que de otra forma sus interpretaciones de los hechos y la comunicación de ella resultante, puede estar sesgada por un análisis subjetivo de los mismos, o por intereses personales.

Terminamos la columna de este mes, contándoles que el próximo número veremos la relación entre la comunicación y el manejo de la ansiedad en las situaciones de crisis. Deseo de corazón que tengan un hermoso mes, creciendo en Santidad y en camino hacia el Reino de Dios.

Comunicación en situaciones de crisis - Presentación y definición

¡Que alegría! Comienza otro año pastoral, y Dios nos da la gracia de ponernos nuevamente en contacto a través de este rinconcito de Eclesia, para poder trabajar juntos diferentes aspectos de la comunicación en nuestras parroquias e instituciones.

Este año, sobre la base de una reunión de comunicadores de fines del año pasado, les propongo analizar el tema del rol y la importancia de la comunicación en situaciones de crisis. Si bien es algo que no usaremos en el trabajo pastoral  de todos los días, considero que es de suma importancia tener desarrolladas estrategias para cuando un acontecimiento de gran magnitud se presenta en el seno de nuestra comunidad (parroquia o institución), conllevando consigo riesgos y oportunidades que todo dirigente debe estar preparado para asumir.

En comunicación, llamamos situaciones de crisis, a aquellos eventos que afectan -o pueden afectar-  notoriamente la percepción que los públicos tienen de una determinada institución u organización. En nuestro caso, los públicos a los que puede afectar un evento inesperado son: los fieles de la comunidad, los actores pastorales, el barrio en el que estamos, y la opinión pública en general.

Estos eventos pueden tener distintos orígenes: naturales (la caída de un árbol que rompe parte de las instalaciones, una inundación en el colegio parroquial, la muerte o incapacidad para seguir adelante con un determinado proyecto), institucionales (algún cambio en la dirigencia, una reforma de la organización a niveles superiores al parroquial), tecnológicos (pérdida de la base de datos de la parroquia, corte de luz en un evento importante) y humanos ( asaltos, comisión de algún hecho reñido con la moral y las buenas costumbres).

Esta gama de eventos puede muy extensa y que, a su vez, la correcta gestión de las situaciones críticas permite minimizar los daños que puede afectar a la imagen de la comunidad ante la opinión pública, es prioritario tener en cuenta la posibilidad de su ocurrencia, estimando de alguna forma la factibilidad de que sucedan, y elaborar algún conjunto de estrategias que permitan salir airosos de las mismas.

Como bien sabemos, toda crisis se transforma en una oportunidad: porque es cosa cierta que de una crisis se puede salir fortalecido, si obramos con transparencia y en todo momento buscando el bien común, siendo cuidadoso de preservar la integridad de las personas involucradas en esta situación.

¿Y cuales serán las mejores estrategias para resolver una circunstancias de esta índole? Eso será lo que iremos desarrollando en esta columna en los próximos meses: El rol del vocero de la institución, el manejo de la ansiedad en los picos de tensión, la gestión de las relaciones con los influenciadores y lìderes de la opiniòn pùblica,  y como influyen la transparencia y credibilidad en estos momentos concretos. También veremos cómo prevenir algunos tipos de estas situaciones, y otras herramientas para comenzar a recuperar la imagen de la parroquia o institución a la que pertenecemos.

Bueno amigos, llegamos al final de la columna de este mes. Los estarè esperando, si Dios quiere, aquì en los pròximos números de Eclesia. Me uno a la oración de cada uno de ustedes, en las vìsperas de la elección de un nuevo Santo Padre, para que el Espíritu Santo ilumine a los Cardenales electores para que el pròximo Papa tenga los atributos necesarios para guiar a la Iglesia en los pròximos años en el camino hacia el Reino de Dios..